Die 15 größten Zeitfresser im Job

Es ist wie verhext! Da rackert und rennt man den ganzen Arbeitstag über wie ein Verrückter und schafft es dennoch nicht, alle Punkte auf der To-do-Liste abzuhaken. Aber weshalb nur bleibt am Ende des Tages immer noch so viel Arbeit übrig? Was hindert uns daran, Deadlines einzuhalten und effektiv zu arbeiten? Wo ließe sich Zeit einsparen? Wir verraten es euch!

1.) E-Mails

Im Büro angekommen, rufen viele zunächst einmal routinemäßig ihre E-Mails ab. Direkt zu Beginn des Arbeitstages lauert hier also der Zeitfresser Nummer 1! Wie eine Adobe-Studie ermittelte, verbringen wir nämlich durchschnittlich 31,5 Stunden pro Woche nur damit, unsere E-Mails zu checken und zu beantworten. Das sind 6,3 Stunden täglich – darunter 3,2 Stunden im Job (die restlichen 3,1 Stunden verwenden wir auf private E-Mails).

Tipp: Um dem Zeitfresser E-Mails im Job entgegenzuwirken, sollte man die E-Mails am besten der Reihe nach durchlesen und sofort entscheiden: beantworten, weiterleiten oder löschen.

2.) Meetings

Oftmals finden zu Beginn eines Arbeitstages Meetings statt. Auch diese Zeit geht uns sinnbildlich für das Erledigen unserer Arbeit flöten. Im Schnitt sind es 4,9 Arbeitsstunden pro Woche, in denen wir in Meetings hocken. Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Vor allem wenn Meetings keinen Zeitplan haben beziehungsweise nicht befristet sind, werden daraus echte Zeitfresser.

Tipp: Meetings am besten immer durch Tagesordnungspunkte beziehungsweise eine feste Reihenfolge der Themen strukturieren und auf eine maximale Dauer festlegen.

3.) Telefon

Auch das Telefon zählt zu den potenziellen Zeitfressern. Kundenkontakt ist in den meisten Branchen natürlich essentiell, dennoch sollte man sich ein ungefähres zeitliches Limit für einen Anruf setzen. Sich andauernd in langatmige Gespräche verwickeln zu lassen, kann den Zeitplan nämlich gehörig durcheinander bringen.

Tipp: Der Hinweis auf einen wichtigen Termin kann helfen, ein langatmiges und womöglich wenig zielführendes Gespräch rechtzeitig zu beenden. Auch „stille Stunden“ sind ein Mittel, dem Zeitfresser Telefon Einhalt zu gebieten. Hierzu sind interne Absprachen mit den Kollegen nötig. Zu bestimmten Zeiten können z.B. eine Rufumleitung zu einem Kollegen oder aber der Anrufbeantworter eingeschaltet werden. Ist die Arbeit dann erledigt, können die Rückrufe erfolgen.

4.) Smartphone

Auch das Smartphone zählt zu den Zeitfressern. Denn Hand aufs Herz: Wer schaut nicht zwischendurch immer mal auf sein Smartphone, um mal eben kurz eine Whats App zu beantworten, eine SMS zu schreiben oder die Mailbox abzuhören. Besonders schlimm wird es, wenn man sogenannte Push-Mitteilungen erlaubt. Bei jedem Piep schaut man hin und muss sich anschließend jedes Mal erst wieder einarbeiten. Insgesamt geht einem dadurch durchschnittlich eine ganze Stunde verloren.

Tipp: Keine Push-Mitteilungen erlauben und das Smartphone am besten in der Tasche lassen.

5.) Internet

Ein weiterer Zeitfresser ist das Internet. Es ist aber auch zu verführerisch: Kurz mal ein Video anschauen, mal eben einen Artikel lesen, schnell mal bei Facebook und Co. vorbeischauen – zack – schon ist wieder wertvolle (Arbeits)Zeit vergangen. 80 Prozent der Arbeitnehmer verklicken auf diese Art und Weise sogar bis zu zwei Stunden am Tag. Erschreckend – oder!?

Tipp: Wenn man es sich gar nicht verkneifen kann, während der Arbeit im Internet zu surfen, sollte man sich aber auf jeden Fall von vornherein ein zeitliches Limit setzen. Aber Vorsicht, wer während der Arbeit das Internet zu privaten Zwecken nutzt, riskiert (zumindest) eine Abmahnung.

6.) Perfektionismus

Wer zu Perfektionismus neigt, läuft ebenfalls Gefahr, Zeit zu vertrödeln. Denn wer zu pedantisch ist, verrent sich leicht in Details und verliert dadurch wertvolle Zeit. Zugegeben, manche Dinge wie Präsentationen etc. müssen natürlich perfekt sein. Oftmals reichen aber auch 80 Prozent schon vollkommen aus, um eine wirklich gute Arbeit zu erledigen. Hier gilt es abzuwägen. Wenn man alles zu 110 Prozent erledigen möchte, bleibt zwangsläufig Arbeit liegen.

Tipp: Für das Überprüfen, korrigieren und nachjustieren einer Arbeit sollte man sich am besten ein Limit von zwei oder maximal drei Reviews setzen. Auch, da zu starkes und zu häufiges Nachjustieren kontraproduktiv sein kann. Wer hat nicht schon einmal den Begriff „Verschlimmbesserung“ gehört…

7.) Unordnung

Perfektionismus kann also ein Zeitfresser sein. Umgekehrt kann es jedoch auch Zeit kosten, zu unordentlich zu sein. Herrscht Chaos auf dem Schreibtisch und/oder ist die Ablage schlecht sortiert, verliert man wertvolle Zeit damit Akten, Unterlagen etc. zu suchen. In puncto Organisation ist eine kleine Portion Perfektionismus daher gar nicht so schlecht…

Tipp: Am besten legt man eine konkrete Zeit fest, zu der man sich voll und ganz der Ablage widmet und für Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt. Das kann jeden Tag zur gleichen Uhrzeit sein oder aber einmal in der Woche in einer fest eingeplanten Arbeitsstunde – Hauptsache man hält sich daran und es entsteht eine gewisse Routine. Wer Rituale schafft, programmiert das Gehirn auf Gewöhnung und signalisiert ihm: „Jetzt wird aufgeräumt!“. Dann kostet das Aufräumen tatsächlich weniger Überwindung.

8.) Falsche Arbeitseinteilung

Genauso kontraproduktiv wie eine schlechte Ablage ist auch eine falsche Arbeitseinteilung. Man sollte die Arbeit daher stets an die persönliche Leistungskurve anpassen.

Tipp: Schwierige Aufgaben sollten zu den persönlichen Hochphasen erledigt werden, Routineaufgaben hingegen sollten für die kleinen Leistungstiefphasen eingeplant werden. Wer den persönlichen Biorhythmus bei der Arbeitseinteilung beachtet, wird deutlich effektiver arbeiten – und dadurch auch jede Menge Zeit einsparen. Bei den meisten Menschen liegen die Leistungshochphasen übrigens am Vormittag und am späten Nachmittag.

9.) Multitasking

Nein, das ist kein Witz. Multitasking sollte zwar Zeit einsparen – tut es aber nicht! Forscher der Universität Utah haben herausgefunden, dass mit Multitasking die Leistungsfähigkeit sogar um 40 Prozent sinkt. Muss sich das Gehirn parallel auf verschiedene Aufgaben in gleichem Maße konzentrieren und ständig zwischen diesen Aufgaben hin und her wechseln, ist das anstrengend und macht schnell müde. Und das wiederum hat zur Folge, dass die Leistungshochphase deutlich kürzer ausfällt als normal.

Tipp: Besser ist es, sich auf eine Sache zu konzentrieren und die Punkte auf der To-do-Liste nacheinander abzuhaken. Wer sich voll und ganz einer einzigen Aufgabe widmet, arbeitet deutlich effektiver!

10.) Überstunden

Überstunden rauben nicht nur Zeit fürs Privatleben. Sie sind auch ein Zeitfresser im Büro. Klingt wie ein Widerspruch? Ist aber keiner! Wer zu oft zu lange arbeitet, hat zu wenig Zeit sich ausreichend zu erholen. Die Folge: Morgens kommt man erschöpft zur Arbeit. Sind die Ruhepausen zu kurz, beginnt man den nächsten Tag also bereits mit einem Energiedefizit. Klar, dass die Leistungshochphasen dadurch kürzer ausfallen – und somit auch die Arbeit darunter leidet.

Tipp: Besser ist es, pünktlich Feierabend zu machen und morgens ausgeruht an die Arbeit zu gehen. Denn Ausgeruht erledigt man viele Aufgaben in einer halben Stunde, in die man am Abend zuvor ein oder sogar zwei Überstunden investiert hätte.

11.) Helfersyndrom

Sehr viel Zeit verlieren wir außerdem dadurch, die Arbeit anderer zu erledigen. Natürlich ist es absolut legitim die Kollegen zu unterstützen und ihnen auch mal unter die Arme zu greifen. Wer gar nicht „Nein“ sagen kann, verliert jedoch sehr viel Zeit für die eigene Arbeit. Daher: Helfen ist ausdrücklich erlaubt – aber eben nur, solange die eigene Arbeit nicht darunter leidet!

Tipp: Im Grunde ist es ganz simpel, diesem Zeitfresser Herr zu werden. Man sollte einfach auch mal „Nein“ sagen, wenn einen die Kollegen um einen Gefallen bitten, es gerade zeitlich aber überhaupt nicht passt. Dafür sollten die Kollegen nun wirklich Verständnis haben.

12.) Unterbrechungen durch Kollegen

Generell sind Unterbrechungen durch Kollegen ein nicht zu unterschätzender Zeitfresser. Wissenschaftler der Universität Kalifornien fanden heraus, dass ein Büromensch nach einer unfreiwilligen Pause bis zu 25 Minuten benötigt, bis er den Faden wieder aufgenommen hat. Wertvolle Zeit, in der man überaus produktiv sein könnte!

Tipp: Um solche Unterbrechungen zu vermeiden, sollte man interne Absprachen treffen und den Kollegen klar verdeutlichen, wann man nicht gestört werden möchte. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn die Bürotür geschlossen ist oder einfach zu festgelegten Zeiten.

13.) Lärm

Auch Lärm kann ein Zeitfresser sein. Ganz gleich ob es der lauthals telefonierende Kollege, die Baustelle vor dem Büro oder die leisen Klänge des Radios im Hintergrund sind, Lärm stellt immer eine Ablenkung dar und stört die Konzentration.

Tipp: Vor allem in Großraumbüros lässt sich eine gewisse Geräuschkulisse nicht vermeiden. Wer Schwierigkeiten hat, sich bei Lärm zu konzentrieren, sollte daher immer ein Päckchen Ohrstöpsel in der Schublade haben. Mit Ohropax lässt sich der Lärm zur Not einfach aussperren.

14.) Smalltalk mit den Kollegen

Ein gutes Verhältnis zu den Arbeitskollegen ist wichtig. Schließlich kann nur so eine angenehme Arbeitsatmosphäre entstehen. Ein kleines Pläuschchen trägt natürlich zu einem guten Verhältnis bei. Aber: Genau hier lauert auch ein nicht zu unterschätzender Zeitfresser. Im Schnitt frisst Klatsch bis zu eine Stunde am Tag. Auch wenn Smalltalk mit Kollegen zusammenschweißt und einen Ausgleich zur Arbeit schafft, sollte man es also dennoch nicht damit übertreiben. Andernfalls bleibt am Ende des Tages womöglich einiges an Arbeit liegen.

Tipp: Ein ungefähres Zeitliches Limit pro Gespräch hilft auch hier, den Zeitfresser Smalltalk ein wenig einzudämmen. Der Verweis auf ein wichtiges Telefonat oder eine dringende Arbeit hilft, den „Absprung“ zu schaffen. Längere Gespräche sollten direkt auf die Mittagspause oder den Feierabend vertagt werden.

15.) Aufschieberitis

Und natürlich darf auch der Klassiker unter den Zeitfressern in unserer Liste nicht fehlen: Die Prokrastination. Wer dazu neigt, (unangenehme) Aufgaben immer wieder vor sich herzuschieben, lässt sich nur allzu gerne ablenken und kommt daher niemals rechtzeitig zu Potte.

Tipp: Um die Aufschieberitis in den Griff zu bekommen, sollte man für ungeliebte Tätigkeiten am besten feste Termine einführen. Weitere Tipps, um der Prokrastination zu begegnen, gibt es hier.

Fazit

Im Job lauern zahlreiche Zeitfresser, die in Kombination miteinander durchaus einen erheblichen Teil des Arbeitstages vereinnahmen können. Um den „Arbeitsausfall“ auf ein Minimum zu reduzieren, sollte man daher versuchen diese Zeitfresser für einen bestimmten Zeitraum (z.B. täglich eine Stunde) so weit wie möglich zu reduzieren. Der Anrufbeantworter oder die Rufumleitung sollten in dieser Zeit eingeschaltet sein, das Smartphone sollte in der Tasche verschwinden, die Bürotür sollte geschlossen und Kollegen darum gebeten werden, Störungen zu unterlassen. So lassen sich die Leistungshochphasen am effektivsten nutzen und schwierige Aufgaben konzentriert erledigen.

Fallen euch weitere Zeitfresser ein? Womit vertrödelt ihr häufig eure Zeit? Wir freuen uns über eure Kommentare!