5 Strategien für erfolgreiches Selbstmanagement

Job, Hobbys, Familie… Manchmal ist es nicht so einfach, alles unter einen Hut zu bringen. Die Zeit rast nur so dahin. Unter der Woche hetzt man von einem Termin zum nächsten. Auf der Arbeit quillt der Schreibtisch über und die wirklich wichtigen Dinge hat man nicht einmal angeguckt. Das bedeutet Überstunden und Frust. Der Schlüssel zum Erfolg und zu mehr Gelassenheit: effektives Selbstmanagement. Wir geben dir Tools an die Hand, die wirklich funktionieren.

Warum es kein Zeitmanagement gibt

Selbstmanagement wird teilweise fälschlich „Zeitmanagement“ genannt. Aber die Zeit lässt sich nicht managen. Sie vergeht jeden Tag für jeden Menschen gleich schnell. Wir können allerdings beeinflussen, wie wir unsere 24 Stunden nutzen. Kurz gesagt: Beim Selbstmanagement kommt es darauf an, Arbeitsweise und Methoden zu verbessern. Dann können wir die verfügbare Zeit optimal nutzen.

Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement bedeutet, Arbeit und Privatleben bewusst in die eigenen Hände zu nehmen. Die Zeit soll maximal und optimal genutzt werden. Ein effektives Selbstmanagement besteht aus:

• Planung
• Organisation
• Motivation
• Zielsetzung

Mit den richtigen Strategien zum Erfolg

Die Ratgeber- und Coachingfülle zum Thema „Selbstmanagement“ ist kaum noch zu überblicken. Alle wollen dir beibringen, wie man sich selbst effektiv managt. Letztendlich reichen einige einfache Methoden vollkommen aus. Schließlich muss sich die Technik in deinen Alltag integrieren lassen. Das Erlernen darf nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Wir konzentrieren uns auf fünf erprobte Strategien.

1. Selbstmanagement für Perfektionisten: Das 80-20 Pareto-Prinzip

Perfektionisten brauchen mehr Zeit zum Erledigen ihrer Aufgaben als ihre Kollegen. Das frustriert. Denn durch ihre vermeintliche Langsamkeit geraten sie oft in die Kritik. Hier hilft eine Spur Gelassenheit. Niemand kann rund um die Uhr 100% geben. Oft ist das nicht einmal nötig, um gute Ergebnisse zu erzielen, wie das 80-20 Pareto-Prinzip zeigt. Benannt ist diese Methode nach dem italienischen Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto (1848-1923). Die Quintessenz seiner Theorie: Zwischen Aufwand und Ergebnis besteht ein Missverhältnis. Pareto fand um 1906 heraus, dass 80% des Einkommens in Italien von nur 20% der Bevölkerung erwirtschaftet wurden. Er riet Banken, sich auf diese 20% zu konzentrieren.

Die 80:20-Regel lässt sich auf viele Bereiche übertragen:

• 80% des Einkommens von Freiberuflern werden von 20% der Kunden erzielt.
• Trotz eines großen Freundes- und Bekanntenkreises verbringt man 80% der Zeit mit 20% seiner Freunde.
• Obwohl der Kleiderschrank überquillt, trägt man 80% der Zeit nur 20% der eigenen Garderobe.

Dabei sind die Zahlen allerdings nicht in Stein gemeißelt. Verhältnisse von 90:10 oder 70:30 sind genauso möglich. Was du für dein erfolgreiches Selbstmanagement daraus lernen kannst: Trenne Wichtiges vom Unwichtigen. Du hast faktisch gesehen keine Zeit, um alles perfekt zu erledigen. Auf den Erfolg hat dieser akribische Einsatz oft keinerlei Einfluss. Konzentriere dich also von Anfang an auf das Wesentliche.

Beispiele:

• Bei Präsentationen ist es nicht möglich, dein Expertenwissen komplett an deine Kollegen weiterzugehen. Beziehe dich auf die wichtigsten Aspekte. Was hilft ihnen im Arbeitsalltag weiter?
• Bei der Einarbeitung muss der neue Mitarbeiter nicht jeden Winkel des Büros kennenlernen. Es reicht, ihm seinen Arbeitsplatz zu zeigen und ihn in seine eigentlichen Aufgaben einzuführen. Was braucht er, um anfangen zu können?
• Zum Bestehen der Klausur muss nicht der gesamte Semesterstoff auswendig gelernt werden. Es geht ohnehin darum, das Wissen anzuwenden. Konzentriere dich beim Lernen auf die Eckpfeiler.

Es hilft, Aufgaben zu priorisieren. Leg dir am besten eine To-do-Liste an.

2. Die Eisenhower-Matrix: Aufgaben priorisieren

Das Priorisieren deiner Aufgaben kannst du mit dem Eisenhower-Prinzip machen. Diese Methode basiert auf vier verschiedenen Feldern:

1. Dringend und wichtig
2. Dringend, aber nicht wichtig
3. Wichtig, aber nicht dringend
4. Nicht wichtig, nicht dringend

Alles, was in Kategorie 4 fällt, kannst du sofort wegstreichen. Was weder wichtig noch dringend ist, kann unerledigt bleiben. Die dringenden und wichtigen Aufgaben (Kategorie 1) solltest du zeitnah und mit Sorgfalt erledigen. Was dringend, aber nicht wichtig ist, kann an Kollegen oder Untergebene delegiert werden (Kategorie 2). Falls das nicht möglich ist, verschiebe diese Tätigkeiten auf einen späteren Zeitpunkt. Wichtige, aber nicht dringende Tätigkeiten (Kategorie 3) solltest du dir im Kalender notieren – und sie auf jeden Fall selbst in die Hand nehmen.

3. Tagesorganisation mit der A.L.P.E.N.-Methode

Eine Ergänzung zur Eisenhower-Matrix ist die ALPEN-Methode. Dahinter verbirgt sich ein Akronym, nicht etwa der Hinweis auf ein Gebirge.

A.L.P.E.N. steht für:

• Aufgaben und Termine aufschreiben
• Länge zur Bearbeitung möglichst realistisch einschätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle durchführen

Zuerst erfasst du sämtliche Aufgaben und Termine. Dazu zählt das Beantworten von E-Mails ebenso wie das Abheften von Unterlagen oder die Teilnahme an Meetings. Anschließend schätzt du die Bearbeitungszeit ein. Dadurch legst du fest, wie viel Zeit du für die einzelnen Tätigkeiten investieren willst. Du bemühst dich beim Abarbeiten später automatisch, diese Zeit nicht zu überschreiten. Dadurch konzentrierst du dich auf das Wesentliche. Immer gelingt das Einhalten des Zeitplans nicht. Manchmal dauert etwas länger oder etwas Unvorhergesehenes kommt dazwischen. Dafür planst du „Pufferzeiten“ ein.

Einteilung:

• Etwa 60% der verfügbaren Arbeitszeit sollten für wichtige Tätigkeiten und Termine vorgesehen werden.
• 20% bleiben „Pufferzeiten“.
• Die verbleibenden 20% dienen sozialen Momenten. Dazu zählen Kaffee- und Toilettenpausen, der Austausch mit Kollegen oder bei Freiberuflern im Home Office das Gespräch mit Familienmitgliedern.

„Entscheidungen treffen“ bedeutet, die Aufgaben zu priorisieren. Was muss heute erledigt werde, was kann warten? Kann etwas an Auszubildende, Praktikanten oder Kollegen delegiert werden? Lassen sich Aufgaben schneller als notiert erledigen, wenn man sie straffer angeht? Dazu kannst du die Eisenhower-Methode anwenden.

Kontrolliere am Ende deines Arbeitstages, ob du dein Pensum erfüllt hast. Hast du dir zu viel vorgenommen, setz unerledigte Aufgaben auf die To-do-Liste für den nächsten Tag. Je mehr Erfahrungen du mit der A.L.P.E.N.-Methode sammelst, desto besser wird dein Selbstmanagement.

4. Pomodoro-Methode: Selbstmanagement mit Tomate

Um dich nach der Planung in Aktion zu versetzen, hilft dir die Pomodoro-Methode. Entwickelt wurde sie von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren. Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate. Benannt wurde die Technik nach dem kleinen Kurzzeitwecker in Tomaten-Optik, den Cirillo eingesetzt hat, um Arbeit in 25-Minuten Einheiten (Pomodori) zu zerlegen. Du musst nicht unbedingt zum Ticken eines Tomatenweckers arbeiten. Mit einem Smartphone funktioniert es ebenso gut – und geräuschlos.

Die Pomodoro-Technik besteht aus fünf Schritten:

1. Halte deine Aufgabe schriftlich fest.
2. Stelle deinen Kurzzeitwecker oder dein Smartphone auf 25 Minuten ein.
3. Arbeite an deiner Aufgabe, bis der Wecker klingt.
4. Mache eine Pause von 5 Minuten.
5. Setze deine Arbeit fort und verfahre weiter nach diesem Schema. Gönne dir nach vier Einheiten à 25 Minuten eine längere Pause von 15 – 20 Minuten.

Nach einer Weile kannst du einschätzen, wie viele Pomodori du zur Erledigung bestimmter Aufgaben brauchen wirst. Dadurch kannst du deinen Tag besser planen. Lass dich während deiner 25-minütigen Arbeitsphasen nicht ablenken. Fällt dir etwas Wichtiges ein, setz es auf deine To-do-Liste. Das kann in einem späteren Pomodoro erledigt werden. Unterbrich deine derzeitige Arbeit nicht.

5. Getting-Things-Done – Dinge geregelt kriegen: Selbstmanagement mit Methode

Angst, etwas Wichtiges zu vergessen? Die Aufgaben sind zu einem kaum überschaubaren Berg angewachsen? In deinem Kopf bist du ständig mit dem beschäftigt, was du noch zu erledigen hast? Dann hilft dir die Getting-Things-Done-Methode (GTD) von David Allen. Wenn dein Gehirn ununterbrochen mit Dingen befasst ist, die noch gemacht werden müssen, kannst du dich nicht auf deine Aufgaben konzentrieren. Du wirst dauernd abgelenkt. Du brauchst einen freien Kopf. Die GTD-Methode sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.

Aufgaben und Termine werden hierbei getrennt. Aufgaben werden in sogenannten Kontextlisten (Auto, Telefon, Internet) festgehalten. Termine werden in einem Kalender erfasst.

5 Phasen der GTD-Technik

1. Sammeln: Im ersten Schritt werden alle anfallenden Aufgaben gesammelt. Alles, was dich erreicht, sei es via Telefon, E-Mail, Facebook, SMS oder per Post, wird zusammengetragen. Das können Briefe, E-Mails, Kataloge, Gesprächsnotizen und dergleichen sein. Schreibe alles auf, was als „unerledigt“ durch deine Gedanken wandert. Irgendwann liegen all deine Aufgaben schwarz auf weiß vor dir. Das entlastet und macht deinen Kopf frei.

2. Verarbeiten: Beim zweiten Schritt wird das Gesammelte geprüft. Musst du damit etwas machen? Falls nicht, wirf es weg. Auch das ist unglaublich entlastend. Vielleicht brauchst du irgendetwas zu einem späteren Zeitpunkt noch? Leg es in eine Mappe mit Referenzmaterial. Ist tatsächlich dein Handeln erforderlich, erledige alles, was nur zwei Minuten dauert, sofort. Das Übrige wird zu Projekten erklärt. Was soll damit als nächstes passieren? Schreibe dazu einen Halbsatz auf. Wichtig sind aktive Verben. Notiere beispielsweise: „mit Paul einen Termin zur Projektbesprechung vereinbaren.“

3. Organisieren: Die Fülle an zu erledigenden Aufgaben ordnest du nun Kontextlisten zu. Die Kontexte stimmst du auf deine Lebenssituation ab. Möglich sind beispielsweise die Kontexte @Anrufe, @PC, @Besorgungen, @Privat, @Sonstiges. Die Terminvereinbarung mit Paul kommt auf die Liste @Anrufe.

4. Durchsehen: Deine Listen schaust du regelmäßig durch. Einmal die Woche wird dieser Schritt empfohlen. So stellst du sicher, dass du nichts vergisst. Manchmal erledigen sich notierte Aufgaben von selbst. Die kannst du dann ersatzlos von deiner Liste nehmen.

5. Erledigen: Der fünfte Schritt beinhaltet das Erledigen der bei „Verarbeiten“ genannten Aufgaben.

Wenn du GTD das erste Mal anwendest, ist besonders der erste Arbeitsschritt aufwendig. Das Sammeln und Erfassen aller Aufgaben kann Tage in Anspruch nehmen. Später ordnest du neu hinzukommende Aufgaben automatisch nach dem Verarbeiten den vorhandenen Kontexten zu. Auch wenn es anfangs kompliziert klingt: Du wächst rein. Das System hilft tatsächlich, mit klarem Kopf an die Arbeit zu gehen. Gleichzeitig behältst du immer den Überblick über alles, was ansteht. Das sorgt für mehr Ruhe und Gelassenheit im Alltag und reduziert Stress.

GTD-Software für Mac und PC

Deine Notizen kannst du handschriftlich oder am Computer erledigen. Sinnvolle Software-Lösungen, mit der du deine Aufgaben nach dem GTD-Prinzip erledigen und dein Selbstmanagement verbessern kannst, sind omniFocus für Mac und Evernote für Mac und PC. Wer sich über Getting-Things-Done austauschen möchte, findet hier das größte deutschsprachige Forum dazu, wie man „Dinge geregelt“ kriegt.

Hast du weitere Tipps für ein erfolgreiches Selbstmanagement? Dann schreib sie uns in die Kommentare!