Freiberufler werden – Möglichkeiten, Tipps & Tricks

Du möchtest selbständig werden, das Hamsterrad verlassen? Endlich dein eigener Chef sein und selbst über Arbeits- und Urlaubszeiten entscheiden? Nichts einfacher als das: Als Freiberufler brauchst du kein Startkapital. In Deutschland herrscht Berufs- und Gewerbefreiheit. Die entsprechende Ausbildung oder Fähigkeiten vorausgesetzt, kannst du sofort anfangen. Allerdings birgt das Leben als Freelancer auch gewisse Tücken. Wir zeigen dir, worauf du achten solltest.

Du kannst sofort ins kalte Wasser springen und dich hauptberuflich als Freiberufler auf eigene Füße stellen. Oder du fängst nebenberuflich an, dir eine Existenz aufzubauen. Was sinnvoller ist, hängt unter anderem von deinem finanziellen Polster ab. Denn bis du die ersten Einnahmen generiert hast, dauert seine Zeit. In der Regel trittst du in Vorleistung, d.h. du bearbeitest einen Auftrag, stellst eine Rechnung und wartest auf den Zahlungseingang. Parallel dazu musst du dich um neue Kunden bemühen, werben und die Buchführung abwickeln. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Gerade am Anfang ist es schwer, Fuß zu fassen. Hast du die ersten Stammkunden gewonnen, wird es leichter. Kannst du problemlos drei Monate überbrücken und hast du das nötige Equipment, das du brauchst? Dann könntest du es hauptberuflich versuchen. Fehlt dir finanzieller Rückhalt und musst du erst Anschaffungen tätigen, um starten zu können? Dann empfiehlt es sich, erste Schritte nebenberuflich machen, bis du dich stabilisiert hast.

Achtung: Dein Arbeitgeber darf zwar nicht prinzipiell verbieten, dass du neben deinem Hauptberuf einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehst. Manchmal gibt es jedoch eine Klausel im Arbeitsvertrag, wonach dein Arbeitgeber über Nebentätigkeiten informiert werden muss. Ein ausdrückliches Wettbewerbsverbot, sodass du deinem Arbeitgeber nicht als Konkurrent und Mitarbeiter zugleich gegenübertrittst, kann ebenfalls innerhalb des Arbeitsvertrags geregelt sein. Ist das der Fall, kann dein Chef dir durchaus verbieten, Projekte für Konkurrenten durchzuführen. Schau daher als erstes in deinen Arbeitsvertrag und suche das Gespräch mit deinem Chef.

Freiberufler werden: Herausforderungen & Chancen

Es ist schwieriger, seine Fähigkeiten und Arbeitskraft als Freiberufler zu „vermarkten“ als in einem Angestelltenverhältnis tätig zu sein. Du trägst als Freiberufler das volle finanzielle Risiko und haftest mit deinem Privatvermögen. Außerdem bist du allein zuständig für die Sozialversicherungen, d.h. Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Rentenversicherung.

Um vieles musst du dich als Freiberufler – neben deinem Kerngeschäft – allein kümmern:

• Auftragsakquise
• Marketing
• Organisation
• Kalkulation
• Büroarbeit und Buchführung
• Weiterbildung

Dafür kannst du deine Fähigkeiten entfalten und dich selbst verwirklichen. Du bist nicht länger weisungsgebunden, sondern triffst alle Entscheidungen selbst. Du kannst:

• Arbeitszeiten selbst festlegen
• Deinen Arbeitsort selbst bestimmen
• Ferienzeiten flexibel planen
• Aufträge annehmen oder ablehnen

Wer eignet sich zum Freelancer?

Gerade am Anfang bedeutet Freiberuflichkeit längere Arbeitszeiten, Unsicherheit und viel Arbeit. Freiberufler zu werden, ist nicht für jeden das Richtige. Überleg dir gut, ob du damit leben kannst, nicht zu wissen, wie viel Geld am Ende des Monats auf deinem Konto steht.

Fähigkeiten, die du mitbringen solltest:

• Selbstvertrauen: Du musst an dich und deine Fähigkeiten glauben.
• Selbstmotivation: Du darfst bei Problemen, Schwierigkeiten oder Müdigkeit nicht aufgeben, sondern musst dich immer wieder selbst motivieren. Es gibt keinen Chef, der dir anerkennend auf die Schultern klopft.
• Risikobereitschaft: Unsicherheit musst du in Kauf nehmen, denn du weißt nie, was der nächste Monat finanziell bringen wird.

Wer gilt als Freiberufler?

Als Freiberufler gemäß § 18 giltst du, wenn du einer künstlerischen, wissenschaftlichen, erzieherischen oder schriftstellerischen Tätigkeit nachgehst, die nicht der Gewerbeordnung unterliegt. Die Entscheidung über deinen Status trifft das Finanzamt. Als Freiberufler gelten unter anderem:

• Menschen in medizinischen Berufen wie Humanmediziner, Tierärzte, Heilpraktiker, Krankengymnasten, Hebammen und Diplom- Psychologen
• Dolmetscher und Übersetzer
• Mitglieder der Rechtsanwaltskammern und Patentanwälte
• Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und beratende Volks- und Betriebswirte
• Buchprüfer und Steuerbevollmächtigte
• Wissenschaftler
• Ingenieure, Architekten
• Lehrer und Erzieher
• Schriftsteller
• Handelschemiker
• Lotsen
• hauptberufliche Sachverständige
• Texter, Journalisten, Blogger und Bildberichterstatter
• Künstler wie Musiker
• Grafikdesigner und Webdesigner

„Die Freien Berufe haben im allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.“ § 1 Absatz 2 Partnerschaftsgesellschaftsgesetz – PartGG

Rechtsformen für Freiberufler

Nicht alle Freiberufler sind alleine tätig. Manche entscheiden sich, mit Kollegen eine Partnerschaft (GbR) einzugehen. Sind alle Mitglieder Freiberufler, bleibt die Gewerbesteuerfreiheit erhalten. Entscheidest du dich für die Gründung einer Kapitalgesellschaft, das heißt, einer GmbH oder UG (Unternehmergesellschaft), entfällt dieses Privileg. Dafür ist eine Haftungsbeschränkung möglich. Andernfalls haftest du als Freiberufler mit deinem Privatvermögen.

Gesetzliche oder private Krankenversicherung?

Als Freiberufler hast du die Wahl, ob du dich privat oder gesetzlich versichern möchtest. Dabei trägst du 100 % der Beiträge selbst (kein Arbeitgeberzuschuss). Ausnahme: Freiberufler, die über die Künstlersozialkasse (KSK) versichert sind, zahlen nur die Hälfte der Krankenkassenbeiträge. Planst du eine Selbständigkeit als Künstler, Autor, Journalist oder Musiker? Melde dich bei der KSK.

Als junger, gesunder Freiberufler erscheint der Eintritt in die private Krankenkasse wegen der verhältnismäßig niedrigen Beiträge attraktiv. Allerdings ist unter Umständen eine Selbstbeteiligung zu leisten. Dazu kommt, dass die Beiträge steigen, je älter du wirst. Kinder müssen – wenn auch zu geringeren Tarifen – extra versichert werden. Falls du eine Familie hast oder planst, ist die gesetzliche Krankenversicherung auf lange Sicht gesehen vermutlich die sicherere Wahl. Wäge sorgfältig ab, was in deinem Fall am sinnvollsten ist.

Hast dich einmal auf die private Krankenversicherung festgelegt, ist der Wechsel zurück in die gesetzliche Krankenkasse kaum noch möglich.

Vergleich GKV und PKV

Kammerpflicht beachten

Als Freiberufler musst du zwar nicht bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Mitglied werden, aber ggf. bei einer berufsständischen Kammer. Das gilt für Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Notare, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten, beratende Ingenieure.

Steuern und Buchführung für Freiberufler

Das erste, was du tun solltest, ist dich beim Finanzamt als Freiberufler zu melden und deine neu aufgenommene Tätigkeit anzuzeigen. Das geht formlos. Darauf bekommst du den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ zugeschickt. Tipp: Schätze dein zu erwartendes Einkommen möglichst realistisch ein. Es sollte nicht zu hoch ausfallen, denn diese Information verwendet das Finanzamt, um deine Vorauszahlungen für die Einkommensteuer zu berechnen. Diese entrichtest du am 10.3., 10.6., 10.9. und 10.12. (Zu viel gezahlte Steuern erhältst du zurück.) Gibst du einen viel zu niedrigen Wert an, musst du nachzahlen.

Als Freiberufler bist du nicht gewerbesteuerpflichtig. Du zahlst nur Einkommensteuer und eventuell Umsatzsteuer. Das erleichtert die Buchführung ungemein. Die Gewinnermittlung kannst du als einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen.

Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmer-Status?

Im Allgemeinen muss für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen in Deutschland laut Umsatzsteuergesetz (UstG) Umsatzsteuer berechnet werden. Der Steuersatz beträgt entweder 19 % oder 7 %.

Es gibt nur eine Aufnahme: Als Kleinunternehmer nach § 19 UstG bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Voraussetzung ist, dass dein Bruttojahresumsatz nicht höher als 17.500,- € beträgt. Im laufenden Geschäftsjahr sollten deine Umsätze 50.000,- € nicht überschreiten. Falls du über 17.500,- € kommst, wirst du im Folgejahr automatisch umsatzsteuerpflichtig.

Du kannst auf den Kleinunternehmerstatus verzichten und freiwillig Umsatzsteuer erheben und abführen. An diese Entscheidung bist du anschließend fünf Jahre lang gebunden. Das regelt § 19 Abs. 1 und 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). Die Umsatzsteuervoranmeldung musst du für die ersten zwei Jahre monatlich vornehmen, später gibt es die Möglichkeit, quartalsweise oder jährlich abzurechnen. Beides – Umsatzsteuerpflicht und der Kleinunternehmerstatus – hat Vor- und Nachteile:

Was für dich die richtige Wahl ist, hängt von deinen Einnahmen und deinem Kundenkreis ab. Tipp: Richtet sich dein Angebot an Privatkunden, ist die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll. Du kannst mit deinem Angebot umsatzsteuerpflichtige Kollegen unterbieten. Verkaufst du an Unternehmer, die ebenfalls der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, spielt dieser Umstand für dich keine Rolle.

Bei Umsatzsteuerpflicht: Ist- oder Soll-Versteuerung?

Bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du zwischen Ist- und Soll-Versteuerung entscheiden.

• Soll-Versteuerung: Die Umsatzsteuer einer Rechnung muss im Ausstellungsmonat ans Finanzamt angeführt werden. Diese Regelung ist unabhängig davon, wann die Rechnung vom Kunden bezahlt wird. Das heißt, du trittst unter Umständen in Vorleistung.
• Ist-Versteuerung: Die Umsatzsteuer wird erst nach Zahlungseingang an das Finanzamt abgeführt.

Korrekte Rechnungen stellen

Wichtig ist, dass du deine Rechnung innerhalb eines halben Jahres stellen musst, wenn du an Business-Kunden verkaufst. Bei Verkauf an Privatkunden gibt es keine entsprechende Frist. Laut § 14 UstG gehören folgende Pflichtangaben auf eine Rechnung:

• Deine vollständige Anschrift
• Die komplette Anschrift deines Kunden (+ AUT bei Kunden in Österreich)
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer (Wichtig: Jede Rechnungsnummer darf nur einmalig verwendet werden) ein einziges Mal vergeben werden.)
• Lieferdatum
• Menge, Art und Umfang der Leistung
• Summe (Umsatzsteuer in Prozent und Bruttobetrag müssen aufgeschlüsselt werden)
• Bei Kleinunternehmer-Regelung musst du darauf hinweisen, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird (Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“)
• Rabatt und/oder Skonto, wenn gewünscht (Beispiel: 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungserhalt.)
• Zahlungsziel (Eine Rechnung ist sofort fällig. Nennst du kein Zahlungsziel, hat der Business-Kunde laut BGB 30 Tage Zeit zum Begleichen der Rechnung. Privatkunden musst du auf die Zahlungsfrist in jedem Fall hinweisen!)

Tipp: Als Existenzgründer bist du auf jeden Cent angewiesen. Daher ist ein Zahlungsziel von 10 oder 14 Tagen sinnvoll.

Den Stundensatz berechnen

Gerade Berufseinsteiger neigen dazu, sich zu übernehmen. Nicht selten wird rund um die Uhr sieben Tage die Woche geschuftet. Eine Weile lässt sich das durchhalten. Eine Dauerlösung ist diese Selbstausbeutung nicht. Du brauchst auch als Freiberufler Auszeiten, Ferien und musst Krankheiten einkalkulieren.

Tipp: Berechne deinen Mindest-Stundensatz. Damit hast du eine realistische Grundlage zur Kalkulation. Das Jahr hat 365 Tage. Wenn du die Wochenenden abziehst (104 Tage), bleiben noch 261 Tage übrig. Urlaub (25 Tage) solltest du ebenfalls einkalkulieren. Macht 236 Tage. Wenn davon noch 10 Tage für Krankheit abgerechnet werden, ergibt das 226 Tage im Jahr. Im Monat kannst du also 19 Tage tatsächlich arbeiten. Vergiss nicht, dass in diesen 19 Tagen unproduktive Phasen enthalten sind. Buchführung, Kundenakquise und Büroarbeit fressen Zeit. Während du Angebote und Rechnungen schreibst, kannst du keine Aufträge abwickeln. In dieser Zeit kommen keine neuen Einnahmen herein. Du kannst auch nicht non-stopp hocheffektiv acht Stunden arbeiten. Zwischendurch wirst du Pausen machen müssen, um leistungsfähig zu bleiben.

Um herauszufinden, wie viel du verdienen musst, um gut zurechtzukommen, ist erneut Rechnen angesagt:

Addiere

• Deine Lebenshaltungskosten (Miete, Nebenkosten, Lebensmittel, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, sonstige monatliche Kosten)
• Versicherungen
• Kosten, die durch deine Freiberuflichkeit entstehen
• 10 % – 15 % dieses Betrages für unerwartete Ausgaben

Diese Summe teilst du durch 19 (= deine Arbeitstage). Dann weißt du, wie viel Geld du pro Tag erwirtschaften musst. Teile diese Summe durch 8, um deinen Stundenlohn zu ermitteln. Dabei handelt es sich um das absolute Minimum! Damit deckst du die laufenden Kosten. Aber du musst bedenken, dass du Rücklagen für Notfälle brauchst. Geht ein Computer kaputt, muss schnell Ersatz her. Auch Haushaltsgeräte, Autos etc. halten nicht ewig. Um deine Altersversorgung musst du dich ebenfalls kümmern.

Gelingt es dir nicht, diesen Betrag und mehr zu erarbeiten, wirst du dich als Freiberufler nicht lange halten können. Du kannst versuchen, die Ausgaben zu senken. Aber ohne bessere Aufträge zu generieren, wird dich das nicht lange retten. Die meisten Freiberufler arbeiten mehr als acht Stunden am Tag. Dagegen ist nichts einzuwenden, solange es im Rahmen bleibt. Prüfe kritisch, ob du dich als Freiberufler wirklich über Wasser halten kannst!

Alleinstellungsmerkmal als Freiberufler herausarbeiten

Du musst dich von der Konkurrenz abheben. Dazu brauchst du ein Alleinstellungsmerkmal, einen Unique Selling Point (USP). Das kann ein besonderer Service sein, ein spezielles Angebot oder eine Nische, die nur du als Experte besetzt. Du musst das Rad nicht neu erfinden: Führe eine Marktbeobachtung durch. Nimm deine Konkurrenz unter die Lupe. Wie „verkaufen“ sich die anderen? Was fehlt bei ihrem Angebot? Was kannst du selbst anders, besser machen? Wenn du darauf eine Antwort findest, hast du deinen USP!

Preise festlegen

Du kannst für einen festen Stundenlohn arbeiten, aber auch nach Tagessatz oder Projekt abrechnen. Es kommt ein Stück weit auf die Art deiner Tätigkeit an. Texter rechnen oft sogar nach Wort ab, Übersetzer und Lektoren nach Zeilen, Grafikdesigner nach Projekt, Simultandolmetscher nach Stunden und Coaches nach Tagessätzen. Diese Formen kannst du selbstverständlich mischen. Entscheidend ist, dass du dich nicht unter Wert verkaufst. Je höher du deine Preise ansetzt, desto bessere Qualität kannst du liefern. Du kannst dich nur mit ganzer Kraft auf ein Projekt konzentrieren, wenn du weißt, dass deine Einnahmen ausreichen. Musst du statt einem Projekt drei abwickeln, um einigermaßen über die Runden zu kommen, sinkt automatisch die Qualität.

Tipp: Gib offizielle Bürozeiten an! Deine Auftraggeber müssen wissen, von wann bis wann du erreichbar bist. Passe diese Zeiten an ihre Bedürfnisse an. Das macht einen professionellen Eindruck und zeigt, dass du dein Geschäft im Griff hast.

Aufträge als Freiberufler finden

Um Marketing wirst du nicht herumkommen. Dein Name und dein Gesicht müssen ab jetzt in die Öffentlichkeit. Es gibt ein paar generelle Wege, um als Gründer auf sich aufmerksam zu machen:

• Werben in traditionellen Medien: Anzeigen schalten
• Pressearbeit: die Presse über die Gründung informieren
• Online-Werbung in sozialen Medien, z.B. auf Facebook
• Online Präsent sein in beruflichen Netzwerken wie Xing und LinkedIn
• Eine eigene Website zur Präsentation deines Angebotes erstellen
• Melde dich in Foren für deinen Berufszweig und zeig dich dort als Experte.
• Flyerverteilung
• Telefonische Kaltakquise (Achtung: Nur im B2B-Bereich erlaubt, wenn Interesse an deinem Angebot wahrscheinlich ist)

Schau dich in Projektbörsen um:

• Gulp.de
• Freelancermap.de
• Projektwerk.de

Dort kannst du dir ein Profil erstellen, aber auch direkt nach Aufträgen suchen. Vielleicht ist in deiner Sparte der Besuch von Messen und Kongressen sinnvoll. Sorge für ansprechende Visitenkarten.

Prämiengutschein zur Weiterbildung erhalten

Als Freiberufler darfst du dich nicht auf deinem bestehenden Wissen ausruhen. Weiterbildung ist Pflicht. Ein Teil davon ist die Lektüre relevanter Fachliteratur. Der Besuch von Seminaren und Fortbildungen kann ebenfalls sinnvoll sein. Tipp: Der Staat übernimmt bis zu 500,- € dieser Weiterbildungsmaßnahmen im Rahmen der Bildungsprämie.

Um einen Prämiengutschein zu bekommen musst du…

• mindestens 15 Stunden die Woche arbeiten
• das 25. Lebensjahr vollendet haben
• ein Beratungsgespräch vereinbaren (Personalausweis und Einkommensteuerbescheid mitbringen)
• ein Einkommen von unter 20.000,- € haben
• deine Weiterbildungsmaßnahme rechtzeitig anmelden
• eine Weiterbildungsmaßnahme auswählen, die 1000,- € nicht überschreitet (500,- € übernimmt der Staat, 500,- € musst du selbst tragen)
• den Bildungsgutschein innerhalb von sechs Monaten einlösen (Achtung: Er kann nicht im Nachhinein verwendet werden!)

Das klingt nach einem mühsamen Weg. Aber dieser Prämiengutschein ist immerhin 500,- € Wert, für die du nicht arbeiten musst. Eine höhere bzw. bessere Qualifikation kann dir helfen, neue Aufträge zu generieren. Damit investierst du langfristig in deine Zukunft.

Freiberufler werden: Fazit

Die Freiberuflichkeit bietet viele Möglichkeiten zur Selbstverwirklichung. Gleichzeitig geht dieser Status mit viel Verantwortung einher. Nicht jeder ist für die Unsicherheit, die mit einer Geschäftsgründung einher geht, geschaffen. Überlege, ob du den Schritt wagen willst. Ein nebenberuflicher Start birgt weniger Risiken als eine hauptberufliche Tätigkeit. Energie, Selbstverwirklichungsdrang, Motivation, Risikofreude und eine Portion Mut gehören dazu, wenn man sich selbständig macht. Sorge unbedingt in der Anfangszeit für ein finanzielles Polster, das dich mindestens drei Monate über Wasser halten kann. So stellst du sicher, dass du auch bei anfänglich schlechter Auftragslage gut über die Runden kommst.