Zeit ist Geld. Das gilt heute mehr denn je. Trotz dieser Tatsache, verlieren wir im Job viel Zeit durch Ablenkungen, sind teilweise schlecht organisiert und verzetteln uns schnell. Dieser Ratgeber verrät sinnvolle Methoden für eine clevere Organisation und zeigt dir, wie du dich erfolgreich fokussierst.
Schluck den Frosch!
Dieser Satz von Brian Tracy, dem renommierten US-amerikanischen Sachbuch-Autor und Experten für Selbstentwicklung, hat bereits vielen erfolgsorientierten Menschen die Augen geöffnet. Er lässt sich auf diverse Lebensbereiche umlegen und hat auch in Sachen Zeitmanagement eine enorme Wirkung. Generell ist mit „Schluck den Frosch!“ gemeint, dass man die unangenehmste Aufgabe des Tages gleich zu Beginn erledigen sollte. Klingt banal, doch umgesetzt wird das in der Praxis nur selten. Stattdessen schiebt man Herausforderungen und wichtige Projekte unnötig vor sich her, was nicht nur hinsichtlich der eigenen Organisation nachteilig ist. Diese Art der Herangehensweise kann in völliger Entmutigung und Verlust des Selbstwertgefühls enden.
Zwar ist dies das Worst-Case-Szenario, doch selbst in abgeschwächter Form sind die negativen Auswirkungen fatal. Die damit verbundenen unguten Gefühle während der Arbeit, schmälern den Erfolg markant. Deshalb solltest du der Aufforderung von Tracy unbedingt Folge leisten und den Frosch schlucken. Erledige die unangenehme, aber wichtigste Aufgabe des Tages zuerst und fang gar nicht erst damit an, dich mit anderen Dingen davon abzulenken! Im Grunde geht es darum Prioritäten zu setzen und konsequent nach der Priorisierung zu arbeiten. Was in der Theorie einfach klingt, kann in der Praxis einer schier unüberwindbaren Hürde gleichen. Durchhaltevermögen und Disziplin sind gefragt.
Die Stoppuhr-Methode – Zeitdruck als Motivation
Zeitdruck gilt nicht gerade als Motivationsbooster. Vorwiegend gilt dies jedoch für Druck, der von außen erzeugt wird. Steht beispielsweise der Chef morgens in der Tür und verlangt bis 12 Uhr den Projektabschluss, während dein Eingangsfach mit vielen anderen Dingen überquillt, die gleichzeitig erledigt sein müssen, endet das in Panik. Wird der Zeitdruck aber gewollt von dir selbst ausgelöst, kann das ungeahnte Kräfte freisetzen. Probiere daher einmal folgendes:
- Wähle eine Aufgabe aus und versuche den dafür nötigen Zeitaufwand realistisch einzuschätzen!
- Verkürze diese Zeitspanne um zehn Minuten und stelle einen Timer!
- Drücke auf Start und beginne umgehend mit der Bearbeitung!
Das Ziel besteht nun darin, vor beziehungsweise pünktlich zum Klingeln des Weckers fertig zu werden. Diese Methode kann hochmotivierend sein, weil es nicht darum geht, es anderen Recht zu machen, sondern darum das eigene Ziel zu erreichen. Selbst auferlegte Zeitfenster für die Erledigung von Aufgaben wirken bei vielen positiv. Ablenkungen werden gemieden und das Konzentrieren fällt leichter. Je nach persönlichem Bedarf, könnte sich die Anschaffung einer klassischen Eieruhr oder eines Kurzzeitweckers lohnen. Derartige Zeitmesser lassen sich unter www.uhr.net komfortabel bestellen und sollten gezielt für diesen Einsatzzweck am Arbeitsplatz bereitgestellt werden. Viele bevorzugen tickende Uhren, weil sie die Motivation durch das akustische Signal verstärken und dem Abschweifen vorbeugen.
To-do-Listen über Bord werfen / überdenken
Zugegeben, wer diesen Tipp liest, könnte verwirrt sein. Wird in Zeitmanagement-Ratgebern doch gerne vorwiegend auf die Bedeutung von To-do-Listen hingewiesen. Keine Frage: To-do-Listen können hilfreich sein, um den Überblick zu bewahren. Das Problem ist, dass die Listen im Alltag oft genau das Gegenteil verursachen. Schaut man sich manche To-dos genauer an, muss man feststellen, dass sie alles andere als übersichtlich und nützlich sind. Vielmehr gleichen sie Zeitfressern. Der Grund: Die Listen sind zu voll und enthalten viele Kleinigkeiten, die eigentlich nichts auf einer To-do-Liste verloren haben. Bevor du eine neue Aufgabe hinzufügst, solltest du dich künftig fragen, ob dieser Punkt überhaupt die nötige Wichtigkeit aufweist. Halte dich an folgende Regel:
Jede Aufgabe, die weniger als fünf Minuten erfordert, wird umgehend erledigt.
Tools wie Wunderlist oder doit.im helfen beim Erstellen übersichtlicher To-do-Listen.
Der Fokus: Ein Muss für Zeitsparer
Multitasking war gestern. Heute ist Single-Tasking angesagt und auch dringend nötig. Wenn du dich voll konzentriert einer Aufgabe widmest, wirst du am Ende des Tages mehr erledigt haben. Vorausgesetzt du meidest währenddessen alle Ablenkungen. Schalte das Smartphone ab, bitte Kollegen Fragen oder Gespräche auf später zu verlegen und ignoriere eingehende Mails. Letztere solltest du sowieso maximal zwei Mal täglich abrufen, da sie zu den schlimmsten Ablenkungen überhaupt zählen. Es kann etwas Aufwand erfordern, aber das Erkämpfen von Zeiträumen, um sich völlig auf eine Sache konzentrieren zu können, lohnt sich nachweislich.
Der Biorhythmus –Leistungshoch nutzen
Dass auch der individuelle Biorhythmus eine elementare Rolle in Bezug auf Zeitmanagement spielt, erklärt Psychologe und Motivationsexperte Dr. Martin Krengel in seinem Blog www.studienstrategie.de. Er schreibt: „Viele haben einen Leistungshöhepunkt zwischen 9 und 12 Uhr, einen zweiten zwischen 14:00 und 17:00 Uhr. Das sind „Morgenmenschen“ bzw. „Lerchen“ (ca. 60 Prozent aller Menschen).“ Laut Krengel hat der Biorhythmus großen Einfluss auf die Leistung. Wer gegen seinen Körper arbeitet, darf sich über die eigene Ineffizienz nicht wundern. Im Beitrag des Motivationsexperten erfährst du, wie es richtig geht.
Die aufgeführten Tipps im Schnelldurchlauf
- Schluck den Frosch: Erledige Unangenehmes und Wichtiges zu erst!
- Die Stoppuhr-Methode: Setze dir fixe Zeitfenster zum Bearbeiten von Aufgaben!
- To-dos: Überdenke deine To-do-Liste und erledige kleine Aufgaben, die weniger als 5 Minuten erfordern, sofort!
- Single-Tasking: Richte den Fokus auf eine Aufgabe!
- Biorhythmus: Arbeite mit, nicht gegen deine innere Uhr!
Weitere Tipps zur Selbstmotivation wurden hier thematisiert.
Patrick hat 2014 Mein-wahres-Ich.de gegründet und schreibt seitdem aktiv über Karriere- und Finanzthemen. Er entwickelte außerdem den komplexen Berufstest und den IQ-Test.