E-Mail-Bewerbung – 10 wichtige Hinweise

„Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail!“  Immer mehr Unternehmen bevorzugen papierlose Bewerbungen. Die Bewerbung per E-Mail hat Vorteile für Bewerber: Das Versenden geht blitzschnell, ist umweltfreundlich, kostenfrei und bequem. Allerdings hält das digitale Bewerbungsverfahren einige Stolpersteine bereit. Mit diesen 10 wichtigen Hinweisen reichst du perfekte Bewerbungsunterlagen ein.

1. Verschicke vollständige Bewerbungsunterlagen per E-Mail!

Achte auf die Vollständigkeit deiner Bewerbungsunterlagen. Hierin unterscheidet sich eine digitale Bewerbung nicht von einer klassischen Bewerbungsmappe. Zu vollständigen Bewerbungsunterlagen gehören:

• Anschreiben
• Eventuell Deckblatt
• Lebenslauf
• Eventuell eine Dritte Seite
• Relevante Zeugnisse (eingescannt)
• Eventuell Empfehlungsschreiben (eingescannt)

Falls du ein Deckblatt gestalten möchtest, gehört das Bewerbungsbild darauf. Verzichtest du auf ein Deckblatt, klebe dein Foto auf den Lebenslauf. Beide Varianten sind akzeptabel. An Zeugnissen und Empfehlungsschreiben solltest du nur einscannen, was für die angestrebte Stelle relevant ist.

2. Achte auf fehlerfreie Bewerbungsunterlagen!

Deine E-Mail-Bewerbung sollte höflich und formell formuliert sein. Verzichte auf saloppe Sprache und Emoticons. Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Grammatikfehler hinterlassen beim Empfänger einen schlechten Eindruck. Achte unbedingt auf fehlerfreie Bewerbungsunterlagen. Die Rechtschreibprüfung deines Schreibprogramms hilft dir weiter. Schlage unbekannte Wörter auf duden.de nach. Bitte nach der Gestaltung deiner E-Mail-Bewerbung am besten eine Person deines Vertrauens um eine Korrekturlesung. Vier Augen sehen mehr als zwei.

3. Scanne deine handschriftliche Unterschrift für deine E-Mail-Bewerbung ein!

Scanne deine Unterschrift ein. Anschreiben, Lebenslauf und die Dritte Seite sollten persönlich von dir mit deinem vollständigen Namen unterschrieben werden. Dementsprechend solltest du für Bewerbungen per E-Mail deine leserliche Unterschrift einscannen und unter die Dokumente platzieren. Das ist zwar keine Pflicht, sieht aber gut aus und verleiht den Unterlagen eine persönliche Note. Je mehr Aufwand du in die Bewerbung steckst, desto höher wird dein Interesse an der Stelle eingeschätzt.

4. Versende deine E-Mail-Bewerbung als PDF-Datei!

Erstelle deine Unterlagen in einem Schreibprogramm, z.B. in Word. Nach Deckblatt, Lebenslauf, Dritter Seite, Zeugnissen und Empfehlungsschreiben fügst du einen Seitenumbruch ein. Anschließend erstellst du aus dem Dokument eine einzige (!) PDF-Datei (Portable Document Format). Dazu gibt es kostenlose Software wie den PDF24 Creator. Formatierungen bleiben in PDF-Files erhalten. Es ist unerheblich, mit welchem Programm der Personalverantwortliche deine Bewerbung später öffnet. Benenne deine Bewerbung folgendermaßen: Bewerbung_Position_Vorname_Nachname.pdf.

Du solltest deine Unterlagen keinesfalls als Word-Dokument verschicken, denn…

• Personaler befürchten einen Virenbefall
• Formatierungen können verloren gehen, sodass das Dokument unprofessionell erstellt wirkt
• Die Datei wird zu groß

Von zip-Dateien ist ebenfalls Abstand zu nehmen. Sie machen dem Empfänger zusätzlich Arbeit. Darüber freut sich kein Personalverantwortlicher.

5. Beachte bei deiner E-Mail-Bewerbung die Dateigröße!

Maximal 5 MB sollte deine gesamte Datei nicht überschreiten. Je kleiner die Dateigröße, desto besser. Sonst kann es Probleme mit der Firewall deines potentiellen Arbeitgebers geben oder deine Bewerbung verfängt sich im SPAM-Filter. Ist dein Anhang größer? Verkleinere Bilder und gescannte Dokumente, bevor du aus deiner Word-Datei ein PDF-File machst. Das verkürzt gleichzeitig die Ladezeiten.

6. Integriere dein Anschreiben in dein PDF-File!

Bei einer klassischen Bewerbungsmappe liegt das Anschreiben oben drauf. Es wird nicht zu den anderen Unterlagen geheftet. Es ist gewissermaßen der Begleitbrief. Bei einer E-Mail-Bewerbung gibt es prinzipiell drei Möglichkeiten, das Anschreiben beizufügen:

• Es kann als E-Mail-Text verwendet werden.
• Es kann dem Deckblatt vorangestellt mit in das PDF-File integriert werden.
• Es kann als E-Mail-Text verwendet und zusätzlich dem Deckblatt vorangestellt und in das PDF-File integriert werden.

Wir raten zur zweiten oder dritten Möglichkeit. Ein E-Mail-Text wird schnell übersehen. Außerdem wird deine Mail vermutlich bei der Sichtung der Unterlagen von deinem Bewerbungsfile getrennt. Um sicherzugehen, dass dein Anschreiben dabei ist, solltest du es vor dem Deckblatt einfügen. Willst du im E-Mail-Fenster lieber einen anderen Text verwenden, halte es kurz:

7. Erstelle eine Signatur!

Jede E-Mail-Bewerbung sollte von dir individuell verfasst werden. Mach nicht den Fehler, mehreren Unternehmen gleichzeitig deine Bewerbungsunterlagen zukommen zu lassen! Deine E-Mail sollte mit deiner Signatur enden. Hinein gehören dein Vor- und Nachname, deine Adresse, Festnetz- und deine Handynummer. Eine Signatur in deiner E-Mail-Bewerbung erleichtert dem Personaler die Kontaktaufnahme. Er muss dann nicht extra den Anhang öffnen, um deine Kontaktdaten zu suchen. Falls du einen – zur anvisierten Stelle passenden – vorzeigbaren Blog führst, eine Website hast oder durch ein Online-Profil Pluspunkte sammeln kannst, weise in deiner Signatur ebenfalls darauf hin.

8. Ermittele die E-Mail-Adresse deines Ansprechpartners!

Wenn du eine Initiativbewerbung an eine Sammeladresse wie info@firma.de schickst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie niemals gelesen wird. Schau im Internet, wer zuständig ist, oder ruf bei deiner Wunschfirma an und frage nach. Bei Stellenausschreibungen steht in den meisten Fällen der korrekte Ansprechpartner dabei.

9. Verwende eine seriöse Absenderadresse!

Am besten sind E-Mail-Adressen, die nach dem Schema Vorname.Nachname@provider.de aufgebaut sind. Nutze unbedingt deinen Klarnamen. Alles andere wirkt unseriös. Insbesondere Fantasieadressen wie schnecke1990@provider.de sind tabu. Falls du noch keine E-Mail-Adresse mit deinem Klarnamen hast, lege dir extra für den Bewerbungsprozess eine an.

10. Wähle eine aussagekräftige Betreffzeile!

Der Empfänger sollte auf Anhieb sehen können, worum es sich handelt. Mit „Meine Bewerbung“ ist es nicht getan. Eine gute Variante für eine präzise Betreffzeile ist: „Bewerbung als [Stellenbezeichnung] – Ref.-Nr. 123456“ oder „Bewerbung als [Stellenbezeichnung], Ihre Anzeige in [Medium] vom [Datum].

Lesebestätigung anfordern oder nicht?

Besser nicht. Viele Personaler fühlen sich genervt, wenn sie Lesebestätigungen versenden müssen. Dir hilft eine Lesebestätigung ohnehin nicht viel weiter. Warte lieber eine Woche ab und frage dann telefonisch nach, ob deine Unterlagen eingegangen sind. Das gibt dir die Möglichkeit zu einem kleinen Gespräch und zeigt dein aufrichtiges Engagement.

Alternative zur E-Mail-Bewerbung: Bewerbungsportale

Große Unternehmen richten häufig Online-Portale für Bewerbungen ein. Damit versuchen Sie, der Bewerbungsflut Herr zu werden und die Bewerber zu sortieren. Auf Unternehmenswebsites können Jobsuchende ihre Daten direkt in ein vorbereitetes Formular eintragen. Allerdings bleibt meistens nur eine gewisse Zeit zum Ausfüllen. Überschreitet man diese, werden die Daten gar nicht oder nicht vollständig übermittelt. Der Zeitdruck führt dazu, dass sich Tippfehler beim Ausfüllen einschleichen. Hier sind besondere Sorgfalt und Konzentration gefragt.

Es ist keine gute Idee, die Texte aus den fertigen Bewerbungsunterlagen einfach per Copy & Paste in das Bewerbungsformular zu übertragen. Das spart zwar Zeit. Bei kopiertem Text werden allerdings in diesem Formularen oft Zeichen entstellt. Statt Buchstaben werden Zahlen oder Sonderzeichen übermittelt. Dadurch setzt du dich selbst ins Aus.

Achte unbedingt darauf, dass die Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige in deinem Bewerbungstext auftauchen. Die Unternehmen durchsuchen später sämtliche Bewerbungen nach bestimmten Begriffen, um geeignete Interessenten aufzuspüren.

Hast du weitere Tipps für eine E-Mail-Bewerbung? Dann schreib sie uns in die Kommentare!