Den Arbeitstag ideal gestalten: Wie sich die Produktivität steigern lässt

Mal läuft es auf der Arbeit wie am Schnürchen – und ein anderes Mal dagegen gar nicht rund. Dabei ließe sich dem Ganzen ganz leicht Abhilfe schaffen. Wer seinen Arbeitstag richtig gestaltet, die persönlichen Hochphasen nutzt, wird seine Produktivität deutlich steigern. Und – zack – schon läuft es jeden Tag rund auf der Arbeit. Wie das funktioniert? Wir verraten es euch!

Der persönliche Biorhythmus

Um den Arbeitstag ideal zu gestalten, ist es wichtig, den persönlichen Biorhythmus zu kennen. Da kein Mensch diesbezüglich exakt wie der andere tickt, lassen sich keine generellen Aussagen über den Biorhythmus treffen. Dennoch zeigen wissenschaftliche Studien gewisse Tendenzen auf.

Bei den meisten Menschen liegen die Leistungshoch-Phasen am Vormittag und am späten Nachmittag. Diese Zeiten eignen sich demzufolge bei vielen am besten, um schwierige Aufgaben zu bewältigen. Größere, zeitintensivere Arbeiten sollte man daher gezielt auf diese Leistungshoch-Phasen legen. Der individuelle Arbeitsplan sollte sich also in erster Linie am persönlichen Biorhythmus orientieren.

Wer seinen persönlichen Biorhythmus und die Leistungshoch-Phasen kennt und die Arbeit dementsprechend einteilt, ist in der Lage seine Leistung, Kreativität und Produktivität deutlich zu verbessern.

Aber wie ermittelt man den persönlichen Biorhythmus?

Um den persönlichen Biorhythmus zu ermitteln, sollte man die eigene natürliche Leistungskurve genau beobachten. Wer notiert, wann er gähnen muss, Hunger verspürt oder Unruhe, wird nach einigen Tagen der Beobachtung feststellen, dass sich diese Tiefphasen immer zur gleichen Uhrzeit einstellen. Gleichzeitig sollte man auch notieren, wann man gute Arbeitsphasen und gute Gedanken hatte, denn dabei handelt es sich um Leistungshoch-Phasen.

Wer für jeden Tag zur jeweiligen Uhrzeit die gefühlte Leistungsfähigkeit in eine Tabelle einträgt, findet schnell heraus, wann er am produktivsten ist – und wann nicht.

Den persönlichen Biorhythmus zu ermitteln, ist der erste wichtige Schritt, die Produktivität auf der Arbeit zu steigern.

Der perfekte Arbeitstag

Wer seinen persönlichen Biorhythmus kennt, sollte seinen Arbeitsplan also daran ausrichten. Soll heißen: Schwierige Aufgaben sollten in den Leistungshoch-Phasen erledigt werden, leichtere Aufgaben hingegen in den Phasen dazwischen.

Zudem empfiehlt es sich, die Arbeit alle 90 Minuten für 10 bis 15 Minuten ruhen zu lassen. Nach spätestens 4 Stunden sollte zudem immer auch eine längere Pause erfolgen. Weshalb, ist schnell erklärt. Das menschliche Gehirn ist nun einmal nicht unbegrenzt aufnahmefähig. Wer gähnen muss, Hunger oder Durst verspürt oder plötzlich leichter ablenkbar ist und sich nur noch schwer konzentrieren kann, steckt in einem Zwischentief. Diese Phasen sollte man zur Entspannung nutzen oder um Rücksprachen zu halten, Unterlagen zu sortieren etc. Dass der Biorhythmus in Wellenform im ca. 90-Minuten-Rhythmus schwankt, sollte man daher ebenfalls bei der Gestaltung des Arbeitstags berücksichtigen.

Grundsätzlich gilt daher, man sollte Pausen machen, bevor man müde wird. Auflockerungspausen (z.B. Augen entspannen, Nacken und Arme schütteln, dehnen etc.) sind quasi Pflicht, um den Arbeitstag produktiv zu gestalten.

Aber wie könnte ein perfekter Arbeitstag denn nun aussehen?

Wir verraten es euch anhand eines Beispiels für einen Arbeitstag von 8 bis 17 Uhr.

8:00 Uhr: Überblick verschaffen

Zu Beginn eines Arbeitstags sollte man sich zunächst einen Überblick verschaffen, was heute alles ansteht. Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Welche Termine sind für den Tag geplant? Et cetera pp.

Im Idealfall hat man bereits am Tag zuvor eine To-do-Liste erstellt und braucht nur kurz einen Blick darauf zu werfen.

8:15 Uhr: Den größten „Brocken“ abarbeiten

Es empfiehlt sich, direkt zu Beginn die Aufgabe von der To-do-Liste auszuwählen, die am meisten Zeit und Konzentration in Anspruch nimmt. Denn wie bereits erwähnt sind die meisten Menschen am Vormittag am produktivsten. Die erste Leistungshoch-Phase des Tages eignet sich daher bestens für schwierige und komplexe Aufgaben.

Abgesehen davon: Ist der größte und schwierigste „Brocken“ geschafft, beschert das ein gutes Gefühl und motiviert zusätzlich. Die restlichen Aufgaben erscheinen im Vergleich dazu harmlos.

Gegen 10:00 Uhr: Pause machen

Das Gehirn ist, wie bereits erwähnt, nur begrenzt aufnahmefähig. Experten zufolge sollte man daher nach rund 90 Minuten eine Pause machen. Generell empfiehlt es sich, besser zwischendurch immer mal eine kurze Pause zu machen als ein oder zwei längere Pausen am Tag. Denn Pausen sind wichtig, damit sich Körper und Geist immer wieder kurz erholen können.

Am besten nutzt man diese Zeit, um eine Kleinigkeit zu essen und sich neue Energie zu verschaffen.

10:10 Uhr: Gestärkt weiterarbeiten bis zur Mittagspause

Nach der kurzen Pause kann man wieder wesentlich konzentrierter an den Schreibtisch zurückkehren und produktiver weiterarbeiten. Nun gilt es bis zur Mittagspause weitere Punkte auf der To-do-Liste zu erledigen.

Gegen 11 Uhr erreichen die meisten Menschen übrigens ihren Leistungshöhepunkt des Vormittags. In dieser Phase sollten die weiteren wesentlichen Punkte auf der To-do-Liste erledigt werden.

Gegen 12:00 Uhr: Mittagspause

Nach 4 Stunden sollte man Experten zufolge eine längere Pause einplanen. Auch hier gilt es, für Energienachschub zu sorgen und bewusst (!) zu Mittag zu essen. Auch ein kurzer Spaziergang erhöht die Leistungsfähigkeit nach der Pause. Dennoch verfallen die meisten Menschen direkt nach der Mittagspause zunächst in ein – mehr oder weniger ausgeprägtes – Leistungstief.

12:30 Uhr: Mit Routine gegen das Mittagstief

Nach der Mittagspause folgt also bei vielen ein Leistungstief, salopp auch „Schnitzelkoma“ genannt. Diese „Durchhänge“-Phase eignet sich am besten, um Routinetätigkeiten zu erledigen. Dafür muss sich die Konzentration schließlich nicht auf dem höchsten Level befinden.

Solche Tätigkeiten können z.B. sein: Termine vereinbaren, den Schreibtisch ordnen oder E-Mails beantworten, die lediglich eine kurze Antwort verlangen. Umfangreichere E-Mails hingegen sollten besser am Morgen abgearbeitet werden.

14:00 Uhr: Kurze Pause

Nach 90 Minuten ist erneut eine kurze Pause ratsam, um neue Energie zu sammeln.

14:10 Uhr: Weitere Punkte auf der To-do-Liste abhaken

Nun geht es daran, die weiteren Punkte auf der To-do-Liste abzuhaken. Wer am Vormittag die größten „Brocken“ erledigt hat, dürfte nun nicht mehr unter Zeitdruck geraten und kann den Arbeitstag relativ entspannt ausklingen lassen.

16:00 Uhr: Kurze Pause

Sind die weiteren Punkte auf der To-do-Liste abgehakt, darf getrost noch eine kurze Pause gemacht werden, bevor man sich der Vorbereitung des nächsten Arbeitstags widmet.

16:10 Uhr: Den nächsten Tag vorbereiten

Vor dem Feierabend sollte man bestenfalls bereits eine To-do-Liste für den nächsten Arbeitstag erstellen. So erleichtert man sich den Start am nächsten Morgen. Zumindest freitags sollte man sich für eine solche To-do-Liste Zeit nehmen. Nach dem Wochenende fällt einem der Start in die neue Woche dadurch wesentlich leichter.

Abgesehen davon kann man dann morgens direkt loslegen. Und – wir erinnern uns – Experten zufolge liegt die erste Leistungshoch-Phase des Tages ja am frühen Vormittag.

16:50 Uhr: Schreibtisch aufräumen

Vor dem Feierabend sollte man unbedingt auch den Schreibtisch aufräumen. Denn nichts frustriert mehr, als am nächsten Morgen auf das Chaos vom Vortag zu treffen. Alle Unterlagen, die sich noch auf dem Schreibtisch befinden, sollten daher noch weggeräumt oder zumindest sortiert werden.

17:00 Uhr Feierabend

Hilfreiche Tipps, um die Produktivität zu steigern

1.) Die richtigen Rahmenbedingungen schaffen

Um besonders produktiv zu sein, empfiehlt es sich, an einem kühlen Ort zu arbeiten. Denn: Kühle Temperaturen bringen Experten zufolge das Gehirn auf Touren. 20 bis 22 Grad und viel frische Luft sind daher ideale Arbeitsbedingungen.

Auch die Lichtverhältnisse können sich auf die Produktivität auswirken. 60 Watt sollten es im Arbeitszimmer bzw. Büro auf jeden Fall sein. Idealerweise wählt man einen Arbeitsplatz am Fenster. Das beschert einem nicht nur die besten Lichtverhältnisse, sondern garantiert auch eine gute Sauerstoffzufuhr.

2.) Rituale schaffen

Experten empfehlen, Rituale zu schaffen. Setzt man sich immer an den gleichen Platz und verwendet immer die gleichen Dinge bei der Arbeit (z.B. die gleiche Kaffeetasse, den gleichen Markierstift etc.), programmiert man das Gehirn auf Gewöhnung und signalisiert ihm: „Jetzt wird gearbeitet!“. Und tatsächlich kostet das Arbeiten dann weniger Überwindung. Auch dadurch lässt sich die Produktivität steigern.

3.) Konkrete Planung

Je genauer und konkreter die Planung, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass man sich an die Pläne hält. Daher sollte man stets einen Arbeitsplan erstellen und auch konkrete Uhrzeiten und fixe Zeitspannen festlegen, wann man sich welcher Arbeit widmen wird. Und keine Angst, eine genaue Planung motiviert anstatt abzuschrecken – so die Experten.

Am besten plant man den kommenden Arbeitstag, wie eingangs bereits erwähnt, am Ende des vorherigen Arbeitstages. So kann man morgens direkt mit der Arbeit loslegen.

4.) Potenzielle Störfaktoren ausschalten

Manche Menschen brauchen eine gewisse Geräuschkulisse, um besonders effektiv zu arbeiten. Andere wiederum können sich bereits beim kleinsten Geräusch nicht mehr konzentrieren. Hier muss also jeder selbst herausfinden, wie er am effektivsten ist. Wer dazu neigt, sich schnell ablenken zu lassen, sollte potenzielle Störfaktoren wie Radio, Smartphone etc. aber unbedingt ausschalten.

5.) Smartphone in der Tasche lassen

Wer das Smartphone nicht ausschaltet, sollte es aber zumindest stets in der Tasche lassen. Liegt es auf dem Tisch, ist die Versuchung (zu) groß, immer wieder draufzuschauen. Und diese Unterbrechungen (und seien sie noch so kurz) wirken sich negativ auf die Produktivität aus.

6.) Allein in einem stillen Raum arbeiten

Auch Kollegen stellen potenzielle Ablenkungen dar. Ein kurzes Pläuschchen hier, ein kleiner Smalltalk da und – zack – schon ist wieder Zeit verloren. Solche Dinge sollte man daher besser auf die Mittagspause oder den Feierabend vertagen. Denn: Wissenschaftler der Universität Kalifornien fanden heraus, dass ein Büromensch nach einer unfreiwilligen Pause bis zu 25 Minuten benötigt, bis er den Faden wieder aufgenommen hat. Wertvolle Zeit, in der man überaus produktiv sein könnte!

Bestenfalls sollte man sich in den Leistungshoch-Phasen daher allein in einen stillen Raum zurückziehen. Besteht diese Möglichkeit nicht (z.B. in einem Großraumbüro), sollten Ohropax ein fester Bestandteil der Arbeitsausrüstung sein. Die Kollegen sollte man bitten, zu gewissen Uhrzeiten (in den Leistungshoch-Phasen) auf Störungen weitestgehend zu verzichten. Wer mit seiner Arbeit gut durchkommt, hat schließlich sicher gegen Ende des Arbeitstages noch Gelegenheit die Pläuschchen nachzuholen.

7.) Prioritäten setzen

Wichtige Arbeiten, die keinen Aufschub dulden, sollten unbedingt zuerst und in den Leistungshoch-Phasen erledigt werden. Es gilt also Prioritäten zu setzen und die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, die notfalls auch noch einen Tag warten können. Sind die wichtigen Aufgaben erfolgreich erledigt, motiviert das zusätzlich und beschert uns ein Gefühl der Genugtuung und Zufriedenheit. Und das wiederum wirkt sich natürlich ebenfalls auf die Produktivität aus. Wer den unangenehmen Teil der Arbeit erledigt hat, kann durchatmen und motiviert weiterarbeiten.

Wem es schwerfällt, Prioritäten zu setzen, der kann das Eisenhower-Prinzip anwenden. Es dient dazu, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen.

8.) Zwischendurch für Ordnung sorgen

Auf die Leistungshoch-Phasen folgen meist kurze „Durchhänge“-Phasen. Diese sollte man nutzen, um zwischendurch immer mal wieder für Ordnung zu sorgen. Denn wie sagt man so schön: Wer den Schreibtisch ordnet, ordnet auch den Geist! Und anschließend fällt es meist leichter, erneut voll motiviert zur Tat zu schreiten. Auch mit diesem simplen Trick lässt sich die Produktivität also steigern.

9.) To-do-Liste abhaken

Wer Teilerfolge visuell untermauert, kann ebenfalls die Produktivität steigern. Hakt man z.B. die Punkte auf der To-do-Liste bzw. dem Arbeitsplan ab, die man bereits erledigt hat, hat man nicht nur das Gefühl etwas geschafft zu haben, sondern der Erfolg ist auch deutlich sichtbar. Und der Anblick abgehakter Aufgaben kann nicht nur ungemein befriedigend sein, sondern einen neuen Motivationsschub geben. Und dieser Motivationsschub wirkt sich wiederum positiv auf die Produktivität aus.

10.) Richtig ernähren

Auch die Ernährung wirkt sich auf die Leistungsfähigkeit aus. Wer zu wenig oder das Falsche isst, dem mangelt es an Energie, um die vor ihm liegenden Aufgaben anzugehen. Und wer keine Energie hat, ist alles andere als produktiv. Daher sollte man vor lauter Arbeit nicht das Essen vergessen oder aus Zeitmangel ungesunde Snacks und Fast Food in sich reinstopfen. Eine bewusste und gesunde Ernährung ist essentiell, um anschließend produktiv weiterzuarbeiten.

11.) Öfter „Nein“ sagen

Wie bereits erwähnt ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Wer bis zum Halse in Arbeit steckt, sollte sich also nicht auch noch die Aufgaben anderer aufs Auge drücken lassen. Denn wer viel Energie auf andere Aufgaben verwendet, wird zwangsläufig nicht mit der eigenen Arbeit fertig. Um wirklich produktiv zu sein und die eigene Arbeit effektiv zu erledigen, muss man den Bitten anderer daher auch mal mit einem „Nein“ begegnen.

12.) Power-Naps

Und last but not least helfen auch Power-Naps dabei, die Produktivität zu steigern. Was zunächst paradox klingt, hilft tatsächlich dabei effizienter zu arbeiten. Das Tief „auszuleben“ und sich wirklich auszuruhen, führt dazu, dass das folgende Leistungshoch auch ausgeprägter ausfällt. Es ist daher ratsam, die energetisierende Wirkung eines kurzen Power-Naps zu nutzen.

Zehn Minuten ruhen oder schlafen sind vor allem nach dem Mittagessen ideal. Aber Vorsicht: Nach 10 Minuten Power-Nap sollte wirklich Schluss sein!

Fazit

Wer seine Hochphasen effektiv nutzt und die „Durchhänge“-Phasen und Pausen richtig einplant, wird seine Leistung, Kreativität und Produktivität deutlich verbessern.

Konzentrationsintensive Aufgaben sollten am Vormittag erledigt werden, da die meisten Menschen genau dann ihre „Primetime“ haben, in der sie am produktivsten sind. Allerdings bestätigen Ausnahmen hier natürlich die Regel. Daher ist es essentiell, den persönlichen Biorhythmus zu kennen, um den Arbeitstag ideal gestalten zu können.